Sie können docbase sowohl innerhalb einer Abteilung, als auch unternehmensweit einsetzen. Und zwar nicht nur auf einen Standort begrenzt sondern über mehrere verteilt. Sie sitzen z.B. in Berlin und suchen Eingangsrechnungen zu einem Vorgang. Die Suche beschränkt sich dabei nicht nur auf das lokale elektronische Archiv. Bei Bedarf können Sie die Suche auf das elektronische Archiv in München, Stuttgart oder Hamburg ausweiten.
Auf dem Server und Client dienen temporäre Ablagen als Puffer für die recherchierten Dokumente. Für einen schnellen Zugriff werden, je nach Bedarf, Teile der Endablage (Archivierungsmedien) auf dem Server / Dokumentenserver gepuffert.
Zur Aufgabe eines Systemadministrators gehört das Überwachen der Aktivitäten und Zustände von docbase, sowie die Administration des Systems. Damit dies leicht und effizient zu erledigen ist, hat docbase eine komfortables Administrationsprogamm und Hilfsprogramme, die den Administrator bei seiner Arbeit unterstützen.