Für die Recherche besitzt docbase einen leicht und individuell konfigurierbaren Client. Auf das einfach bedienbare grafische Benutzerinterface haben wir viel Wert gelegt. Bei einer Dokumentensuche wählen Sie zunächst die entsprechende Dokumentenklasse (z.B. Eingangsbelege, Auftragsakten, Drucklisten) aus. Sie erhalten die für diese Dokumentengruppe typische Suchmasken. Sie können je nach Suchart zwischen den Suchmodi: „Standard“, „Erweitert“ und „SQL“ wählen. Für eine Bereichssuche bietet sich die erweiterte Suche an, für erfahrene Benutzer gibt es auch die Möglichkeit über ein SQL-Statement Dokumente zu suchen.
Geben Sie die Suchkriterien ein und schon erhalten Sie eine Trefferliste. Mit einem Doppelklick auf die gesuchten Dokumente erscheinen diese blitzschnell auf dem Bildschirm. Durch „Dazu-Suchen“ und „Treffer aus der Hitliste entfernen“ können Sie sich eine Liste zusammen stellen, die Sie dann gesammelt weiterverarbeiten können (z.B. alle Dokumente faxen, drucken oder mailen).
Nun können Sie noch Notizen für sich oder Ihren Kollegen anfügen. Wie kommt es zu Ihrem Kollegen bzw. Kunden? Per E-Mail oder per FAX.
Wir haben eine allgemeine Schnittstelle für den E-Mail-Versand und FAX-Druckertreiber integriert. Aktivieren Sie einfach den Menüpunkt ,,Dokument-mailen”, geben Sie den Adressaten im E-Mail-Client ein – schon geht es los. Und Ihr Kollege hat das Dokument in seiner Mailbox.
Dieses Modul können Sie in diverse Applikationen integrieren. So können über Verknüpfungen Dokumente direkt aus dem Archiv angezeigt werden, d.h. der separate Start des Recherche-Clients und die Eingabe der Suchkriterien erübrigt sich.
Plattform- und orts-unabhängige Suche im Archiv.
Der Intranet-Recherche-Client ist zwar nicht so komfortabel und umfangreich wie der Standard-Recherche-Client, aber am Client muß lediglich ein Web-Browser installiert sein. Das docbase-Web-Modul arbeitet auf HTML-Basis, d.h. Sie können diese Web-Seiten weitestgehend nach Ihren Wünschen gestalten.
Haben Sie Mitarbeiter im Außendienst oder Niederlassungen ohne direkten Zugang zu Ihrer EDV? Dann kann für Sie die sogenannte ,,Autark-CD” von Interesse sein. Mit unseren fertigen Komponenten können wir Ihnen schnell dazu verhelfen. Eine ,,Autark-CD” enthält Kopien bestimmter archivierter Dokumente, den CD-Recherche-Client und alle notwendigen Datenbankauszüge. Die Auswahlkriterien für die Dokumente die diese CD enthalten soll bestimmen Sie (z B. ,,alle Dokumente von Kunden im Bezirk Norddeutschland”). So können Ihre Mitarbeiter ohne jede Software-Installation einfach von der CD aus recherchieren und sich Dokumente anzeigen lassen. Alles was Sie benötigen, ist auf der CD.