Verschiedene Arten von Dokumenten

Eingehende Dokumente
Papierbelege (z.B. Eingangsrechnungen) werden über einen Scanner eingelesen. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können automatisch per Image-Import verarbeitet werden.
Scan-Dienstleister – eingehende Belege
Die Index-Informationen und die digitalisierten Belege können automatisch importiert werden.
Windows-Dokumente,
die sie am PC erstellt haben, können Sie mit dem docbase-Tiff-Maker archivieren.
Durch einen einfachen Druckvorgang wird das Dokument archiviert. Sie müssen als Druckertreiber lediglich den docbase -Tiff-Maker auswählen. Die Suchbegriffe können manuell oder automatisch übernommen werden. Optional können die Dokumente zusätzlich im Originalformat abgelegt werden.
Dateien und Verzeichnisse
Zum Archivieren kopieren Sie die Dateien oder Verzeichnisse in die docbase-Dateiablage. Die Dateiablage funktioniert ähnlich wie ein normales Verzeichnis, d.h. Sie können Dateien über den Explorer oder in Ihrem Windows-Programm über den Menüpunkt Senden an – docbase-Dateiablage übergeben.
Ausgehende Dokumente / Drucklisten
(z.B. Rechnungen,...) werden häufig mit speziellen Applikationen erstellt. Diese Dokumente können Sie über das COLD-Zusatzmodul automatisch, d.h. ohne manuelle Eingriffe, archivieren. Zugehörige Formulare, auf die diese Dokumente gedruckt werden, verwaltet docbase separat. Drucklisten können ebenfalls über dieses Modul importiert werden.