Papierbelege (z.B. Eingangsrechnungen) werden über einen Scanner eingelesen. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können automatisch per Image-Import verarbeitet werden.
Die Index-Informationen und die digitalisierten Belege können automatisch importiert werden.
die sie am PC erstellt haben, können Sie mit dem docbase-Tiff-Maker archivieren.
Durch einen einfachen Druckvorgang wird das Dokument archiviert. Sie müssen als Druckertreiber lediglich den docbase -Tiff-Maker auswählen. Die Suchbegriffe können manuell oder automatisch übernommen werden. Optional können die Dokumente zusätzlich im Originalformat abgelegt werden.
Zum Archivieren kopieren Sie die Dateien oder Verzeichnisse in die docbase-Dateiablage. Die Dateiablage funktioniert ähnlich wie ein normales Verzeichnis, d.h. Sie können Dateien über den Explorer oder in Ihrem Windows-Programm über den Menüpunkt Senden an – docbase-Dateiablage übergeben.
(z.B. Rechnungen,...) werden häufig mit speziellen Applikationen erstellt. Diese Dokumente können Sie über das COLD-Zusatzmodul automatisch, d.h. ohne manuelle Eingriffe, archivieren. Zugehörige Formulare, auf die diese Dokumente gedruckt werden, verwaltet docbase separat. Drucklisten können ebenfalls über dieses Modul importiert werden.