Ein Anwenderbericht

Neustadt/Weinstraße, im April 2001

Die Unternehmensgruppe Niederberger vermarktet Sportvereine, Städte und Ge­meinden, soziale Einrichtungen, Parkhäuser sowie andere Institutionen in Form von Spielankündigungsplakaten, Informationskästen, 9-Sitzer-Bussen und Kleintrans­portern sowie Parkscheinen und Bandenwerbung in Deutschland, der Schweiz, in Österreich. Italien, Frankreich, Niederlande und Dänemark mit derzeit insgesamt ca. 650 Mitarbeitern und einem Gesamtumsatz von ca. 125 Millionen DM im Jahr 2000.

In unserer Firmenzentrale in Neustadt an der Weinstraße, die EDV-technisch aus fünf Standorten besteht, und in den drei ausländischen Büros, betreiben wir ein PC-Netzwerk, das aus derzeit zwölf Netware 5.0-Servern mit NDS, sieben Windows NT-Servern sowie ca. 200 PCs besteht. In der EDV-Abteilung der Unternehmensgruppe sind derzeit neun Mitarbeiter tätig.

Im Jahre 1997 haben wir aufgrund von Anforderungen aus mehreren Abteilungen nach einer ausführlichen Marktstudie und diversen Vorführungen und Messebesu­chen das Dokumentenarchiv docbase in der damals aktuellen Version 2.0 als zentrales Archiv ausgewählt und eingeführt. Die Hauptgründe für die Entscheidung zugunsten von docbase waren vor allem

• die offene Architektur, die uns das einfache Einbinden von Archivanfragen in unsere Individualsoftware ermöglichte,
• die hohe Funktionsvielfalt, die bei den schon damals angedachten Erweiterungen notwendig waren, sowie
• die Verwendung von ORACLE als zugrunde liegendes Datenbanksystem.

Im Jahre 2000 haben wir aufgrund des weiteren Ausbaus des Archivsystems auf die docbase-Version 3.12 upgedated.

• Im Auftragsarchiv werden alle seit Herbst 1997 abgeschlossenen Kundenaufträge archiviert und direkt nach dem Einscannen über eine entsprechende Barcode-Erkennung vollautomatisch mit unserer ORACLE-Datenbank abgeglichen.
• Im Handelsvertreter-Archiv sind alle seit Juli 2000 abgeschlossenen Handelsver­treter-Verträge sowie alle darüber hinaus vertragsrelevanten Dokumente eingescannt. Auch dort werden die Indizierungen vollautomatisch durchgeführt.
• Im Pachtvertrags-Archiv sind alle Pachtverträge und dazugehörigen Unterlagen abgelegt, die die Unternehmensgruppe mit Ihren jeweiligen Vertragspartnern abgeschlossen hat.
• Im Rückantwortkarten-Archiv schließlich werden alle im Rahmen von Mailings eingegangenen Rückantworten, die in Form von Faxen, Postkarten und Briefen sowie in letzter Zeit auch verstärkt in Form von eMails eingehen, über das docbase-System archiviert. Hierbei wurde der elektronische Fax-Eingang auf unseren Exchange 5,5-Server, die vollautomatische Weitergabe an das docbase-Archiv sowie die volle Integration in unsere Individualsoftware zur Bearbeitung der Rückantwortkarten realisiert.

Die Dokumente aller Archive können über den docbase-Recherche-Client und unsere Individualsoftware-Pakete an allen Standorten im In- und Ausland schnell und komfortabel eingesehen werden. Hierbei werden die Scans auch über ISDN-Wählverbindungen und 2MB-Standleitungen ohne wesentliche Beeinträchtigungen zum Anwender hin übertragen.

Durch den Einsatz des Dokumenten-Verwaltungssystems docbase konnten wir erhebliche innerbetriebliche Vereinfachungen realisieren und auch die Bearbeitungszeiten zum Teil drastisch reduzieren. Die Papierkosten, die durch das Kopieren z.B. unserer Aufträge entstanden sind, wurden ebenfalls drastisch reduziert. Der laufende Betrieb des Systems sowie seine Administration sind absolut problemlos und reduzierten sich nach der Einrichtung auf das gelegentliche Brennen der CDs.

In der Firma Weber, Jäck & Partner und hierbei insbesondere in der Person unseres Betreuers, Herrn Klaus Schulz, haben wir ein docbase-Systemhaus gefunden, das mit hohem Sachverstand und absolut professioneller Projektleitung unsere Anforderungen zielstrebig und effizient umzusetzen in der Lage ist. Auch durch die sehr guten, direkten Verbindungen zu den Entwicklern der Software konnten die sehr selten in der Installationsphase aufgetretenen „Problemchen“ schnell und unbürokratisch gelöst werden. Die Projekte wurden stets in vorbildlicher, partnerschaftlicher Zu­sammenarbeit durchgeführt.

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