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Finanzministerium beschließt Richtlinien zur Archivierung von Buchhaltungsdaten

Die vom Bundesfinanzministerium erlassenen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ sind seit dem 16. Juli 2001 rechtsverbindlich.		Eine von mehreren sinnvollen Lösungsmöglichkeiten mit docbase ist die Archivierung auf selbsttragenden Medien. Damit können alle relevanten Vorschriften erfüllt werden.
Die Kernpunkte der Änderungen besagen folgendes:		Lösung:
steuerrelevanten Unterlagen, die mit einem DV-System erstellt wurden, müssen durch Datenzugriff dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden		komfortabler Datenzugriff im Client/Server-System oder auf selbsttragenden Medien (CD-Recherche)
die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt		Speicherung auf einmalbeschreibbaren Medien wie CD-ROM, WORM oder DVD-R
die Dokumente müssen maschinell auswertbar sein, eine alleinige Speicherung als PDF oder TIF reicht, wegen der fehlenden Möglichkeit der maschinellen Auswertung, nicht aus		es werden die original Drucktexte gespeichert und in Standard-Formate komprimiert (ZIP). Die Dokumente können ins original Format exportiert werden
die Daten müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren lesbar gemacht werden können		die CD-Recherche befindet sich mit allen nötigen Daten auf den selbstragenden Medien und benötigt zum Ausführen lediglich ein Windows-kompatibles Betriebssystem
der Steuerpflichtige muss gewährleisten, dass die Möglichkeit eines Nur-Lesezugriff besteht, d.h. der Prüfer darf die Daten nicht ändern können		in docbase gibt es eine umfassende Rechteverwaltung für den Zugriff auf die Dokumente und Daten
es kann ferner verlangt werden, dass die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger überlassen werden		auf den Medien befinden sich alle notwendigen Daten und Informationen und müssen nicht neu erstellt werden
eine Archivierung in Papierform oder auf Mikrofilm ist für oben genannte Dokumente nicht mehr ausreichend, da eine maschinelle Auswertbarkeit fehlt		eine Mikrofilmarchivierung ist als zusätzliches Langzeitarchiv (für Belege die mehr als 20 Jahre aufbewahrt werden müssen) sicherlich immer noch sinnvoll (z.B. für Verträge, Versicherungspolicen, ..)
diese Vorschriften gelten unabhängig von der Betriebsgröße oder Anzahl der Mitarbeiter		in docbase gibt es maßgeschneiderte Pakete für jede Unternehmensgröße
die neue Regelung ist bereits jetzt gültig, spätestens jedoch für Unterlagen die ab dem 01.01.2002 erstellt werden		es wird Zeit zu handeln