Modulübersicht

Im folgenden werden die wichtigsten docbase-Module aufgezeigt und kurz erläutert. Neben den Standardmodulen bieten wir jedoch auch professionelle Hilfe bei der Projektierung und Implementierung von Archivierungs- und DMS-Lösungen!

Wenn Sie möchten, können Sie eine Demo-Version anfordern, oder mit uns anderweitig in Kontakt treten!

SAP-Content-Server	Mit diesem Modul können Dokumente und Listen aus SAP in docbase archiviert werden, und so archivierte Dokumente in SAP wieder zur Verfügung gestellt werden.
Mail-Manager	Mit diesem Modul können z. B. über Makros Ihre EMails aus z. B. Microsoft Outlook oder auch Lotus Notes heraus archiviert werden.
Recherche	Mit diesem Programm kann in den einzelnen Archiven komfortabel nach Dokumenten recherchiert werden. Die Dokumente können angezeigt, gedruckt, gefaxt, gemailt oder auch zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.
COM-Recherche	Die docbase-Recherche kann natürlich auch von anderen Programmen aus gesteuert werden. Dies geschieht durch OLE/COM. Ohne weiteres (OLE-Fähigkeit natürlich vorausgesetzt) können Sie so z.B. die Recherche in Ihr Warenwirtschaftssystem o. ä. einbinden.
Internet-/Intranet- Recherche	Mit diesem Modul können Sie in Ihrem Intranet oder auch im Internet die Dokumente recherchieren und verfügbar machen. So haben z. B. Ihre Außendienstmitarbeiter jederzeit Zugriff auf die in docbase archivierten Dokumente.
Scannen	Mit diesem Programm werden Dokumente, die in Papierform oder als Image-Dateien vorliegen, in docbase “eingescannt”. Die Suchkriterien können dabei sowohl manuell eingegeben werden, als auch über Barcode- bzw. Texterkennung mit Daten aus z. B. Ihrem Warenwirtschaftssystem verknüpft werden. Docbase unterstützt zum Einscannen TWAIN-Scanner, ISIS-Scanner, DPU-Scanner (erfordert spezielle Hardware) und den Datei-Scanner.
Dateiablage	Mit diesem Programm können Sie via Drag & Drop einzelne Dateien sowie ganze Verzeichnisse archivieren.
Administrator
Stapel-Admin	docbase arbeitet beim Einbringen von Dokumenten stapelorientiert. Das bedeutet: immer wenn Sie neue Dokumente einscannen oder importieren, legt docbase jedes Mal einen “Stapel” an. Dieser Stapel wird dann (gemäß den im Administrator vorgenommenen Definitionen) durch das Programm “Auto-Job” weiter verarbeitet. Mit dem Stapel-Admin kann der Zustand eines Stapels beobachtet und auch modifiziert werden. Ferner kann im Stapel-Admin auch das Stapel-Protokoll aufgelistet werden.
Auto-Job	Dieses Programm arbeitet die erzeugten Stapel gemäß den  Definitionen, die im Administrator unter “Job-Definitionen” gemacht wurden, ab.
Dokumentenserver	Wenn Sie viele Dokumente in docbase archivieren, können die Dokumente auf externen Speichermedien (i.d.R. CD-ROMs, WORMs, oder EODs) gespeichert und diese in sogenannte Jukeboxen ausgelagert werden. Diese Jukeboxen können mehrere hundert oder mehr solcher Speichermedien aufnehmen. Zur Steuerung der Jukeboxen wird dann eben ein Dokumentenserver benötigt, der die Anfragen der Recherche-Stationen bedient, in dem er automatisch bei Bedarf das entsprechende Speichermedium in ein Laufwerk einlegt und das angeforderte Dokument abliefert. Eine Vielzahl an Jukeboxen wird dabei von docbase unterstützt.
Archiv-Extrakt	Mit diesem Programm können Sie aus einem oder mehreren Archiven spezielle neue Archive erstellen, die Sie dann – mit Hilfe des Programms “Autark-CDs erzeugen” – zusammen mit der geeigneten Recherche-Software auf eine CD kopieren können. Diese CD kann dann an einem Windows-Rechner - auch bei einem, an dem docbase nicht installiert ist - gestartet werden und somit nach den Dokumenten, die sich auf dieser CD befinden, recherchiert werden.
Autark-CDs erzeugen	Dieses Programm setzt einen “Archiv-Extrakt” voraus und vervollständigt diesen mit der geeigneten Recherche-Software, damit eine sog. Autark-CD gebrannt werden kann. Auf der CD befinden sich dann sowohl die Indexdaten in einer Datenbank als auch die eigentlichen Dokumente und die Recherche-Software. (siehe auch Downloads)
Batch-Import	Mit diesem Programm können diverse Importe nach docbase gefahren werden. In der Regel werden damit die CI-Importe (COLD), Image-Importe oder Datensatz-Importe durchgeführt.
Timer	Mit diesem “Tool” können zeit- und/oder dateiabhängige Programme gestartet werden. Sinnvoll zum Beispiel für den täglichen Start des CI-Imports für Ihre Ausgangsrechnungen aus Ihrem Warenwirtschaftssystems.
Datenbank-Wizard	Mit diesem Programm können Sie neue Archiv-Datenbanken generieren, und optional dabei die Struktur von einem bestehenden Archiv übernehmen.

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